Si tu empresa trabaja en obras, instalaciones o centros de trabajo donde también operan otras empresas —subcontratas, proveedores, otros contratistas—, es muy probable que te suene el término "CAE" o "coordinación de actividades empresariales". No es un trámite opcional: lo exige el Real Decreto 171/2004, que desarrolla el artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
¿Qué obliga exactamente el RD 171/2004?
Cuando trabajadores de distintas empresas coinciden en un mismo centro de trabajo, cada empresa sigue siendo responsable de la seguridad de sus propios trabajadores, pero todas deben coordinarse entre sí para que los riesgos de una no afecten a los trabajadores de otra. En la práctica, esto se traduce en un intercambio continuo de información: qué riesgos existen, qué medidas preventivas se aplican, y qué documentación acredita que cada trabajador y cada equipo cumplen los requisitos.
¿Qué documentación se suele exigir?
No hay una lista cerrada en la norma —cada empresa principal decide qué exige según su actividad—, pero en la práctica casi siempre aparecen: el seguro de responsabilidad civil de la subcontrata, los TC2 (justificantes de cotización a la Seguridad Social) de los trabajadores, los certificados de formación en PRL de cada trabajador, y la ITV en vigor de los vehículos que se usen en el centro de trabajo.
¿Por qué suele gestionarse mal?
El problema no es entender la obligación, es sostenerla en el tiempo: una obra puede tener varias subcontratas, cada una con varios trabajadores, y cada documento tiene su propia fecha de caducidad. Gestionarlo por email significa pedir lo mismo una y otra vez, perder de vista quién ha entregado qué, y enterarte de que algo caducó el mismo día que llega una inspección.
Cómo lo resuelve DocuVigía
DocuVigía te deja definir, por obra, qué tipos de documento son exigibles, invitar a tus subcontratas para que suban su propia documentación, y ver en todo momento —con un semáforo verde/ámbar/rojo— qué trabajadores cumplen y cuáles tienen el acceso bloqueado por documentación pendiente. Cada subcontrata solo ve lo que le corresponde de tu obra, nunca el resto de tus datos.