La mayoría de PYMEs que tienen problemas con la coordinación de actividades empresariales no lo tienen por desconocer la normativa, sino por cómo gestionan el día a día. Estos son los errores que más se repiten.
Pedir la documentación una vez y no volver a revisarla
Es habitual pedir toda la documentación al inicio de la relación con una subcontrata y no volver a comprobarla. El problema es que casi todos esos documentos caducan: un seguro anual, un TC2 mensual, una formación con vigencia de varios años. Si nadie vuelve a mirarlo, tarde o temprano algo se queda desactualizado sin que se note.
No distinguir entre "lo tengo" y "lo tengo accesible"
Tener un documento guardado en algún email de hace meses no es lo mismo que tenerlo accesible cuando lo pide una inspección o un cliente. Si localizar un justificante concreto supone buscar en el correo o preguntar a alguien que quizá ya no esté en la empresa, el documento existe pero, a efectos prácticos, no sirve.
Tratar cada obra o cliente como un caso aparte
Gestionar la documentación obra por obra, sin un sistema común, multiplica el trabajo: la misma formación de un trabajador hay que volver a acreditarla en cada obra nueva, sin aprovechar lo que ya se sabe de él. DocuVigía centraliza la documentación de cada trabajador una sola vez, y la reutiliza automáticamente en cualquier obra donde ese trabajador participe.