El objetivo de gestionar documentación no es solo guardarla, es enterarte a tiempo de que algo va a caducar. Un sistema de avisos bien diseñado marca la diferencia entre renovar un documento con margen y descubrir que caducó ayer.
Qué debería avisar, y cuándo
Un buen sistema de avisos no espera al día de la caducidad: clasifica los documentos en función de cuánto les queda (por ejemplo, vigente, próximo a caducar en 60 días, y caducado) para que puedas priorizar qué renovar primero sin tener que revisar uno por uno.
El problema de los recordatorios manuales
Poner un recordatorio en el calendario para cada documento de cada trabajador no escala: con veinte trabajadores y tres documentos cada uno, son sesenta recordatorios que alguien tiene que crear, mantener y no olvidar. Cualquier cambio de plantilla obliga a revisarlos todos de nuevo.
Cómo lo hace DocuVigía
En DocuVigía, cada documento lleva su fecha de caducidad asociada desde el momento en que se sube, y la página "Hoy" reúne automáticamente lo que necesita tu atención: caducados y próximos a caducar, sin que nadie tenga que crear ni mantener un solo recordatorio manual.